La versión final definitiva
En la carpeta compartida hay siete archivos con nombres parecidos. Uno tiene la fecha de ayer. Otro dice «final». Otro dice «final corregido». Nadie sabe cuál es el bueno y todos tienen datos que los demás no tienen.
Además hay una columna donde el precio a veces está escrito con coma y a veces con punto, otra donde el mismo cliente aparece con tres grafías distintas, y treinta filas al final que alguien agregó fuera de la tabla y que ninguna fórmula alcanza.
La planilla funcionó muy bien mientras la tocaba una sola persona. El problema no es Excel: es que se le está pidiendo que sea una base de datos multiusuario, y para eso no fue hecho.
Las señales de que ya no alcanza
Hay tres que suelen aparecer juntas. La primera es que existan copias: si hay más de un archivo con la misma información, ya no hay una sola verdad. La segunda es que alguien tenga que avisar antes de abrir el archivo para que otro no escriba encima.
La tercera y más costosa es que la planilla haya empezado a tener reglas que sólo una persona conoce. Esa columna oculta que no hay que tocar, la fórmula que se rompe si insertás una fila en el medio, el macro que corre alguien los lunes. Cuando esa persona se va de vacaciones, el negocio se entera.
Ninguna de las tres tiene que ver con el tamaño del archivo. Una planilla de doscientas filas con tres personas escribiendo está peor que una de cuarenta mil que toca una sola.
Qué se trae y qué no
La respuesta corta es: los saldos y los maestros sí, el histórico casi nunca completo. Los maestros son clientes, productos, proveedores: sin ellos el sistema arranca vacío y no sirve. Los saldos son lo que cada cliente debe y lo que hay en stock: sin ellos el sistema arranca mintiendo.
El histórico de operaciones es otra cosa. Migrar cinco años de movimientos suele costar más que todo lo demás junto, porque son los datos peor cargados y los que más excepciones tienen. Y una vez migrados casi nunca se consultan.
La salida que funciona es traer los últimos meses al sistema y dejar el resto archivado tal cual está, en un lugar donde se pueda buscar si alguna vez hace falta. Es una decisión que incomoda al principio y que nadie extraña después.
Los datos vienen mal y hay que decidir qué hacer
En toda migración aparece lo mismo: filas duplicadas con diferencias mínimas, campos obligatorios vacíos, fechas imposibles, montos con formatos mezclados y clientes que son el mismo escrito de tres formas.
Lo que no se puede hacer es adivinar. Si dos filas parecen el mismo cliente pero tienen documentos distintos, unificarlas por parecido es la forma de generar un problema que va a aparecer meses después, cuando alguien reclame por un saldo que no es suyo.
El procedimiento que sostiene esto es un informe de migración: el proceso corre, importa lo que puede y devuelve un listado de todo lo que quedó afuera con el motivo. Vos decidís caso por caso, se corrige en el origen y se vuelve a correr. Se repite hasta que la lista queda vacía o hasta que lo que queda es descarte consciente.
Por eso el proceso tiene que poder ejecutarse muchas veces sin duplicar lo ya importado. Una migración que sólo se puede correr una vez obliga a que salga perfecta al primer intento, y nunca sale perfecta al primer intento.
El día que se deja de usar la planilla
Conviene elegir una fecha de corte y respetarla: desde ese día se carga todo en el sistema y la planilla queda como consulta de lo viejo. Lo que no funciona es cargar en los dos lugares «por las dudas», porque a la semana los dos están incompletos y la confianza se va al que resulta más cómodo.
El mejor momento para el corte es el arranque de un período contable, con el inventario recién contado y los saldos verificados. Cortar a mitad de mes obliga a que alguien sume dos fuentes para cerrar, que es justo lo que se estaba tratando de evitar.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir usando la planilla en paralelo un tiempo?
Como consulta de lo viejo, sí. Como lugar donde se sigue cargando, no: la doble carga se abandona en pocos días y quedan dos fuentes incompletas en lugar de una completa.
¿Cuánto tarda la migración?
Depende casi por completo de cómo estén los datos, no de cuántos sean. Un archivo prolijo de miles de filas se importa rápido; uno de cientos con inconsistencias puede llevar varias vueltas de corrección.
¿Quién limpia los datos, ustedes o yo?
El proceso lo armamos nosotros y las decisiones son tuyas. Cuando hay dos clientes que podrían ser el mismo, quien sabe si lo son es alguien de tu equipo, no nosotros.
¿Y si mi planilla tiene fórmulas complicadas?
Se traducen a reglas del sistema, y suele ser la parte más valiosa del proceso: esas fórmulas son conocimiento del negocio que hoy vive en una celda que nadie se anima a tocar.
¿Puedo exportar a Excel desde el sistema?
Sí, y conviene. Mucha gente sigue queriendo armar un análisis puntual en una planilla, y está bien mientras la planilla sea un destino de lectura y no un lugar donde se carga.
¿Qué pasa si algo salió mal después del corte?
Los datos originales se conservan intactos y el proceso queda documentado, así que se puede volver a importar corrigiendo lo que haga falta. Por eso el archivo viejo no se toca ni se sobreescribe durante la migración.
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