Sistema de gestión para complejos deportivos

La disponibilidad no se pregunta: se calcula

La forma intuitiva de resolver una reserva es preguntar si la cancha está libre. En un complejo eso no alcanza, porque una cancha puede estar ocupada por tres motivos que no se parecen en nada: una reserva que hizo un cliente desde el celular, un turno fijo que el sistema generó solo, o un bloque de torneo que no es de nadie en particular y que igual bloquea el horario.

Si cada uno de esos tres vive en su propia lógica, tarde o temprano dos de ellos ocupan el mismo lugar. La grilla tiene que salir de una sola consulta que resta las tres ocupaciones a la vez, y esa consulta es la única fuente de verdad para todo lo demás: para lo que ve el cliente cuando entra a reservar, para lo que ve el mostrador y para lo que ve el dueño cuando arma el torneo del sábado.

El detalle que importa es que el cálculo se hace del lado del servidor y en el momento de confirmar, no cuando se dibuja la pantalla. Entre que un cliente abre la grilla y aprieta reservar pasan minutos, y en un viernes a la tarde eso alcanza para que alguien más tome el mismo horario.

El turno fijo es una plantilla, no una reserva repetida

El grupo de todos los martes a las 20 no es una reserva que se copia cincuenta y dos veces. Es una regla: esta cancha, este día, este horario, hasta que se diga lo contrario. Pero tampoco puede ser sólo una regla, porque en algún momento ese grupo va a avisar que la semana que viene no viene, y eso tiene que poder cancelarse sin tocar todas las demás.

La forma que funciona es tener las dos cosas. La plantilla define la regla, y el sistema materializa los turnos concretos con anticipación, antes de que abra el local. Cada turno generado existe como un registro propio: se puede mover, cancelar o cobrar por separado, sin que la serie se entere. Y si el grupo deja de venir, se desactiva la plantilla y la grilla se libera sola desde la semana siguiente, sin que nadie borre turno por turno.

Calcular los turnos fijos al vuelo, en vez de materializarlos, parece más limpio y es el error más común. En cuanto hace falta cancelar una sola fecha o cambiar el precio de un turno puntual, no hay dónde guardar esa excepción.

Reservar cuando no hay nadie atendiendo

El dato más contraintuitivo que nos dio el sistema en funcionamiento es cuándo reserva la gente. En Tercer Tiempo, buena parte de las reservas entra fuera del horario de atención: con el mostrador cerrado y el teléfono sin nadie del otro lado.

Eso cambia el requisito. No alcanza con un formulario que manda un mail para que alguien confirme al día siguiente, porque para entonces el cliente ya arregló en otro lado. La reserva se tiene que confirmar sola: tomar el horario, cobrar la seña y ponerla en la grilla sin intervención humana. Si eso no pasa, la mitad de la demanda se atiende tarde o no se atiende.